Datenschutzinformationen für Bewerber

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

TIMOCOM NG GmbH
Timocom Platz 1
40699 Erkrath
Tel.: +49 211 88 26 88 26
E-Mail: info.de@timocom.com

2. Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der oben genannten Postanschrift mit dem Zusatz –Datenschutzbeauftragter- oder unter der E-Mail-Adresse: datenschutz@timocom.com

3. Datenverarbeitung zum Zwecke des Bewerbungsprozesses

(1) Wir erheben und speichern personenbezogenen Daten von Bewerbern zur Durchführung eines Bewerbungsverfahrens für ausgeschriebene Stellen sowie bei Initiativbewerbungen.

(2) Alle Daten von ihrer Bewerbung werden erfasst, und verarbeitet, um den geeigneten Bewerber für die ausgeschriebene Stelle bei uns auszuwählen. Die von uns verarbeiteten Daten bestimmen Sie selbst, da Sie die Datenübermittlung selbst veranlassen. Für die Bewerberauswahl wird die jeweilige Bewerbung auch an Vorgesetzte des jeweiligen Fachbereichs weitergeleitet. Die Bewerberdaten können zur Entscheidungsfindung auch an andere Unternehmen und Vorgesetzte der Firmengruppe weitergeleitet werden.

(3) Im Rahmen unserer Suche nach geeigneten Kandidaten recherchieren wir auf XING und LinkedIn und nutzen die dort von den potentiellen Kandidaten veröffentlichen personenbezogenen Daten, um zu prüfen, ob die Person zu uns passt und um ggf. Kontakt aufzunehmen. Grundlage für die Recherche ist unser berechtigtes Interesse, Stellen mit geeigneten Personen zu besetzen. Ihnen steht ein Widerspruchsrecht zu.

Diese Daten werden von uns nicht außerhalb dieser Plattformen verarbeitet, es sei denn es schließt sich mit Ihrer Einwilligung in die entsprechende Verarbeitung ein Bewerbungsprozess an.

Hinweise zur Datenverarbeitung auf XING finden Sie unter Datenschutz bei XING.  Hinweise zur Datenverarbeitung auf LinkedIn finden in der LinkedIn Datenschutzrichtlinie.

(4) Im Falle, dass es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns kommt, können wir die durch Sie übermittelten Daten weiterverarbeiten. Die Verarbeitung erfolgt dann zur Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses. Eine Einstellung ohne Ihre Bewerberdaten ist nicht möglich.

(5) Rechtsgrundlage bilden § 26 BDSG und Art. 6 Abs. 1 lit a) DSGVO.

(6) Die Verarbeitung von besonderen Kategorien personenbezogener Daten erfolgt nur dann durch die TIMOCOM NG GmbH, sofern Sie diese an uns übermittelt haben, damit wir Ihre Bewerbung in ihrer vorliegenden Form berücksichtigen können oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht. Diese Informationen werden keine Berücksichtigung im Bewerbungsprozess finden, soweit nicht eine gesetzliche Verpflichtung hierfür besteht.

(7) Rechtsgrundlage bilden dann Art. 9 Abs. 2 lit b), e) DSGVO.

4. Empfänger personenbezogener Daten

(1) Ihre personenbezogenen Daten werden an Dritte nur weitergegeben, wenn dies zum Zwecke der Vertragsabwicklung oder zu Abrechnungszwecken erforderlich ist, unter Beachtung des Art. 28 DSGVO zur Auftragsverarbeitung, oder Sie zuvor eingewilligt haben.

(2) Ihre personenbezogenen Daten werden von uns nicht an Dritte verkauft. Eine Weitergabe an auskunftsberechtigte staatliche Einrichtungen und Behörden erfolgt nur im Rahmen zwingender Rechtsvorschriften bzw. sofern wir per Gerichtsbeschluss dazu verpflichtet werden.

5. Einsatz von Smart Recruiters Bewerbermanagementsystem

(1) Für die Online-Bewerbung haben wir auf unserer Webseite das Online-Bewerbungsmanagementsystem von Smart Recruiters GmbH, Wilhelmstr. 118, 10963 Berlin, über das Sie sich bequem auf eine für Sie passende Stelle bewerben können. Hierfür notwendige Pflichtangaben sind gesondert markiert, weitere Angaben sind freiwillig.

(2) Sie haben die Möglichkeit sich auf ausgeschriebene Stellen oder initiativ zu bewerben oder für den Jobalert einzutragen. Sie erhalten eine Bestätigungs-E-Mail über eine vollständige Bewerbung bzw. eine Anmeldung zum Jobalert. Wenn Sie die Bewerbung vollständig abgeschlossen haben, können Sie bis zum Ablauf der Frist weiterhin Änderungen vornehmen. Sollten Sie Ihre Bewerbung nicht vervollständigen, können wir Sie im weiteren Bewerbungsprozess nicht berücksichtigen.

(3) Sie können das Ausfüllen der Bewerbungsunterlagen jederzeit unterbrechen und später fortführen bzw. korrigieren. Dafür erhalten Sie von uns eine E-Mail mit einem persönlichen Link zu Ihrer Bewerbung. Nennen Sie uns daher zunächst Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse, damit wir Ihnen diesen Link zustellen können.

(4) Ihre Bewerbung wird direkt an die für Ihre Stelle zuständigen Ansprechpartner der TIMOCOM NG GmbH und/oder Tochtergesellschaften gesendet. Rechtsgrundlage dafür ist unser berechtigtes Interesse an der optimalen Verteilung der Bewerbung an die richtigen Ansprechpartner, gemäß Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. f) DSGVO. Danach wird der weitere Ablauf abgestimmt. Es haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese für den ordnungsgemäßen Ablauf unseres Bewerbungsverfahrens benötigen.

(5) Sofern Sie von einem TIMO für eine bestimmte Position empfohlen wurden und sofern Sie dem zugestimmt haben, informieren wir auch den empfehlenden TIMO über den Status des Bewerbungsverfahrens (Eingegangen/In Bearbeitung/Vorstellungsgespräch/Kennenlerntag/ Vertrag unterzeichnet/Abgelehnt).

(6) Endet das Bewerbungsverfahren ohne Abschluss eines Arbeitsvertrags mit dem Bewerber, werden die vom Bewerber bereitgestellten Daten spätestens 6 Monate nach Bekanntgabe der Entscheidung gelöscht. Grund hierfür sind unsere sonstigen berechtigten Interessen z.B. für die Dokumentation der Nachweis- und Beweispflicht für mögliche Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz, Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. f) DSGVO.

(7) Möchte der Bewerber trotz Ablehnung im Bewerbungsverfahren für andere potenzielle Stellen im Unternehmen berücksichtigt wollen werden, holen wir hierfür eine entsprechende Einwilligung für die weitere Verarbeitung der Daten beim Bewerber ein. Die bereitgestellten Daten des Bewerbers werden nach Ablauf von 1 Jahr ab Erteilung der Einwilligung gelöscht, es sei denn, der Bewerber widerruft seine Einwilligung zu einem früheren Zeitpunkt. Gleiches gilt für Initiativbewerbungen.

(8) Der Widerruf ist an die unter Nr. 1 oder Nr. 2 genannten Kontaktadressen zu richten.

6. Subdienstleister von Smart Recruiters

a.) AWS (Amazon Web Services) Serverstandort Frankfurt am Main

Smart Recruiters hat als Serverstandort für die Datenverarbeitung (Hosting) das deutsche Rechenzentrum von AWS ausgewählt. Vorsorglich weisen wir darauf hin, dass im Rahmen der Datenverarbeitung der US-Dienstleister AWS genutzt wird und dabei auch personenbezogene Daten in die USA übermittelt werden können bzw. von dort auf personenbezogene Daten in Deutschland zugegriffen werden können, obwohl die EU-Kommission nicht generell ein der EU angemessenes Datenschutzniveau für die USA festgestellt hat und die Daten insbesondere dem Zugriff von Sicherheitsbehörden unterliegen können, ohne dass angemessene Rechtsbehelfe hiergegen bestehen. Hierbei werden die EU-Standardvertragsklauseln mit weiteren Umsetzungsmaßnahmen als Grundlage der Übermittlung angewendet.

Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Smart Recruiters hat mit dem Anbieter von AWS einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen DPA, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert: Service Terms

b.) SendGrid, Inc., U.K.

Smart Recruiters hat als weiteren Subdienstleister SendGrid, Inc., U.K. beauftragt für die Datenspeicherung, Verwaltung, Sicherung usw. eingesetzt. Smart Recruiters hat mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Diese Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet in einem Drittland statt.

Rechtsgrundlage für die Datenübermittlung nach U.K. bildet der Angemessenheitsbeschluss der EU Kommission, Art. 45 DSGVO.

7. Datenlöschung und Aufbewahrung von Daten

Die TIMOCOM speichert personenbezogene Daten so lange, wie es nötig ist, um den genannten Zweck zu erreichen. Die bei der Erhebung gespeicherten Daten werden gelöscht nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen, oder nach Zweckwegfall, je nachdem welche Frist länger ist.

Bewerbungsdaten speichern wir nicht länger als 6 Monate nach Absage. Im Falle einer Einwilligung werden im Rahmen einer Bewerbung Ihre personenbezogenen Daten in unserem Bewerberpool für ein Jahr gespeichert.

8. Recht auf Widerruf nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO

Sie sind berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung personenbezogener Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ganz oder teilweise zu widerrufen. Richten Sie Ihren Widerspruch bitte an datenschutz@timocom.com oder per Post mit dem Zusatz -Datenschutzbeauftragter-, -vertraulich-.

9. Betroffenenrechte

Sie haben gegenüber der TIMOCOM NG GmbH das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO) und Datenportabilität (Art. 20 DSGVO) oder auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), sowie das Recht zum Widerspruch (Art. 21 DSGVO) gegen eine Datenverarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Senden Sie die jeweilige Anfrage an die unter Ziffer 1 oder Ziffer 2 genannten Kontaktmöglichkeiten.

Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren.